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書類の電子化は、すべて義務じゃない
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今日の箱根駅伝 (往路)🏃♂️
ブッチギリの優勝候補といわれていた 駒澤大学
それを上回る走りで優勝した 青山学院大学
青山学院大学の１区は、区間９位でしたが、果敢な攻めの走りと粘り・・・
全選手の『絶対王者に絶対勝つ』という強い強い気持ちが往路優勝に導いたと思います
おめでとうございます✨
さて、とうとう昨日
令和６年１月１日から始まった。
昨年は、インボイスで相当混乱して、
ボクも、たくさんの時間を使って、お客さんに説明した。
インボイスの理解もしっかりと進んでいないのに、３か月後には、電子帳簿保存法の改正・・・
たくさんの税理士が思っているはず・・・
ホント、勘弁してほしい、と。
電子書類の保存について、
大手企業と中小企業や個人事業主では、
目的や対応が異なってくると思う。
今回は、電子帳簿保存法で
最低限対応しなければならない
義務付けされた事項について、お伝えしよう！
＝＝＝ 電子保存 ３つの区分 ＝＝＝
電子帳簿保存法って
大きくわけると３つに区分されるんだよね。
① 電子帳簿等保存
② スキャナ保存
③ 電子取引データ保存
具体的に３つを見てみよう。
①「電子帳簿等保存」とは・・・
電子的に作成した帳簿・書類をデータで保存すること。
決算書や法人税等の申告書、総勘定元帳 などの書類のことね。
②「スキャナ保存」とは・・・
紙で受領・作成した書類を、画像データで保存すること。
請求書、領収書、契約書、見積書、注文書、納品書 などの書類のことね。
③「電子取引データ保存」とは・・・
電子取引の情報をデータで保存すること。
事業に係る請求書等などで紙で交付されない書類のことね。
＝＝＝ 義務付けされたのは？ ＝＝＝
世間では、
すべての書類を電子で保存
しなければならない というような
雰囲気を感じさせられるけど、
法律はそうなっていない。
義務付けされたのは、
③電子取引データ保存 だけ。
で、③電子取引の明細はというと、
以下のようなものがあるよ。
・Ａｍａｚｏｎ、楽天市場などで購入した明細、請求書、領収書
・メールやチャットワークなどでの取引の明細
・ネット上で行った電子契約書
つまり、
ネットで買ったもの、ネットで契約したもの。
商品をネットで買って、
領収書を紙でもらえないときは、
その領収書や請求書を
必ずデータで保存しなさい
ということ。
＝＝＝ 電子取引の保管方法 ＝＝＝
じゃあ、領収書などの電子データは、
どのように保管するのかというと・・・
次のような流れになる。
A パソコン等に専用フォルダをつくる
フォルダ名は、電子取引資料、電子請求書 などとする
B ファイル名には、取引日、相手先名、金額 を入れる
例えば、20231210_花田商事_45,000 などね。
C 定期的に、バックアップする
＝＝＝ どこまで対応するか？ ＝＝＝
大手企業にとっては、
①～③すべての電子保存について、
費用をかけてシステムを入れて対応すれば
データの検索も容易になるし、
大量の書類の保管場所が不要となる
からいいと思う。
中小企業にとっては、
今まで紙に印刷して保管していたものを
わざわざ費用をかけてやるのか
という疑問を持っている先が少なくない。
ワンクリックで印刷⇒保管するという作業から、
ファイル名をつけてフォルダに保管するに替わり、
ちょっと面倒で、
経理担当が敬遠したくなる感じがする。
＝＝＝ 猶予措置？ ＝＝＝
ただし、
義務付けされた③電子保存には
猶予措置がある。
税務調査の時に、
税務署長が相当の理由があると認める場合は、
紙に出力していても、
税務署の依頼に応じて
電子データを提出できるなら
紙出力保管でもOKとなった。
紙保存が絶対ダメにはなっていないけど、
税務署のいう
相当の理由っていうのはあいまいだよね。
個人的な意見だけど、
電子の請求書を、
紙だけに印刷していたとしても
購入したモノが事業のものなら、
税務署が経費の否認をしにくいと思う。
事業に使ったのは事実だからね。
この改正の理由だけど、
税務調査の時に、
あやしい取引の請求書を早期に発見するため
というのも理由のひとつにあると思う。
膨大な請求書、大量の紙書類の中から、
ひとつひとつチェックして
目的の請求書を探していくのは手間だからね。
電子データなら、
容易に一発で請求書を検索できる。
今回は、
電子帳簿保存法で義務付けされた事項について
お伝えしました。
電子帳簿保存法って
いろいろなところで
なが～い文章で説明されているけど
どこを読んだらよいのかわからない
読んでもわからない・・・
内容を理解できていない方は、
まだまだたくさんいると思う。
ポイントが、伝わったならなったら嬉しいです。
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